【Copilot神更新】Excel瑣碎雜事全免！「3大新功能」打造專屬超進化（Business+IT）

最近看到微軟幫 Excel 的 Copilot 推出了三個超實用的自訂功能，分別是「技能」、「活頁簿規則」和「Copilot 個人設定」。

我覺得這三個功能剛好對應了我們日常工作的不同層面，也代表了 AI 協作正在進入下一個階段。

目前個人設定已經全面開放，活頁簿規則陸續推送中，而技能功能則是在英文版環境開放預覽。

這三個功能看下來，最讓我印象深刻的是，我們以後可能真的要開始寫「給 AI 看的工作說明書」了。

＃給AI的工作說明書

這陣子大家都在討論代理型 AI，也就是 AI 不只是回答問題，還能自己規劃步驟、操作軟體來幫我們完成複雜的工作。

微軟的 M365 Copilot 裡面也採用了 Anthropic 的 AI 模型，現在除了對話之外，在 Excel、PowerPoint 到協同工具上都看得到應用。

當初開放編輯功能時，微軟自己也說過，一年前的模型根本不夠強大，還沒辦法順暢操作軟體。

現在模型變聰明了，我們手邊確實有越來越多複雜的工作可以交給 AI 幫忙。

不過當大家在工作上用得越頻繁，新的挑戰也就跟著來了。

如果每個員工叫 Copilot 做事的指令都不一樣，最後產出的報表格式和圖表肯定亂七八糟。

要每個人都寫出完美的指令根本不切實際，公司還是需要一個能穩定產出符合規格成品的機制。

以前我們會用員工手冊或工作流程圖來統一新人的工作品質。

現在，我們也需要用同樣的邏輯來規範 Copilot。

＃技能功能是SOP

微軟在二〇二六年六月二十五日發表的「技能」功能，就是用來讓 Copilot 記住重複性的業務流程。

舉例來說，在財務分析中，像是投資評估、現金流計算或情境分析，每次要拉的表格和公式都是固定的。

如果每次都要重新跟 AI 解釋，不僅浪費時間，結果還可能因為指令不同而有落差。

現在可以預先寫好步驟，讓 Copilot 直接執行，確保每次產出的水準都一樣。

雖然目前中文版好像還不能用，但在英文版裡面，已經有內建的財務分析技能可以使用。

像是比較不同企業的分析工具，裡面就整理好了選擇比較對象、計算 EV/EBITDA 等指標到數據驗證的完整流程。

我們也可以自己寫專屬的技能，只要按照規定的格式，把公司的業務步驟整理好放進去就行。

我覺得這個過程最難的不是寫格式，而是重新檢視我們自己那些平常憑感覺在做的工作流程。

把這些容易因人而異的流程整理出來，以後其他同事用這個技能，也能做出一樣專業的報告。

＃活頁簿規則是檔案的潛規則

另外一個「活頁簿規則」，是針對個別的 Excel 檔案去定義 Copilot 必須遵守的規範。

我們在用 Excel 時，每個檔案通常都有一些約定俗成的規矩，像是不能合併儲存格、特定欄位絕對不能改，或是標題一定要用什麼顏色。

這些以前都是同事之間口頭交代，但要跟 Copilot 合作，就必須把這些規矩白紙黑字寫下來。

我們只要在檔案裡新增一個規則定義工作表，把規則寫在上面，Copilot 在編輯這個檔案時就會乖乖遵守。

這樣就算檔案傳給不同的人，或者交接給新同事，也不用擔心檔案格式被 Copilot 改壞。

＃個人設定是自己的偏好

最後的「Copilot 個人設定」，則是跟著使用者個人走的。

我們可以設定自己習慣的日期格式、金額要用千元為單位，或是表格的配色風格。

設定好之後，不論我們打開哪一個 Excel 檔案，Copilot 都會用我們最習慣的方式來調整。

每天都要用 Excel 的人，一定懂每次都要重複叮嚀 AI 改格式有多煩人，這個設定體感上真的能省下不少力氣。

這三個功能剛好切成三個層次：技能是業務本身的 SOP，活頁簿規則是檔案的規矩，個人設定則是個人的喜好。

把這三者結合起來，Excel 的 Copilot 就會變得非常貼近我們的工作習慣。

這種「教導 AI 工作」的邏輯，現在也開始延伸到 PowerPoint 還有微軟的協同工作軟體中。

雖然這些功能都還很新，但這給了我們一個很重要的啟示。

以後決定工作效率的，可能不只是我們會不會寫臨時的指令，而是我們能不能把自己的工作方法整理成 AI 看得懂的規則。

看到這段真的很感慨，我們工作中有很多靠默契和經驗累積的暗默知。

現在為了跟 AI 當同事，我們得慢慢把這些東西用文字具體化。

也許不用多久，我們辛苦整理的工作手冊，就會直接變成給 AI 的交接文件了。

Author : 伴書僮

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